Yalın yönetim ya da Dabbawala

Dr. MEHMET BAHAR

Şimdi hayal kurmanızı istiyorum.

Nüfusu 17 milyon olan İstanbul’da 200 bin kişiye evlerinde eşlerinin yaptığı yemekleri ortalama mesafesi 60 km uzaklıkta bulunan işyerlerine hergün tam zamanında teslim edeceğimiz ve bunu da 5000 kişilik bir kadro ile yapmayı öngördüğümüzü, bu kadronun %80’inin okuma ve yazmasının bile olmayacağını, yapılan bu yemeklerin taşınmasında sadece bisikletlerin kullanılacağı veya elle taşıma yapılacağını, ve eğer gerekiyorsa trenin kullanılabileceğini, tüm bunları yaparken de hata oranı hedefimizin ise 16 miyonda 1 olduğunu söylesem ne dersiniz?

Aslında ne denildiğini duyar gibiyim. Bunun bu koşullar altında imkansız olduğunu, eğer bu yapılacaksa mutlaka bu 5000 kişinin iyi bir eğitimden geçirilmesi gerektiği, ayrıca bu kişilerin kusursuz teslimatı için çok iyi bir yönetim şemasının oluşturulması gerektiği, teslim alınan ve dağıtılan ürünün ve çalışanların takibi için çok iyi bir yazılımsal altyapının olması gerektiği gibi öneriler olacaktır.

Gerçekte alışagelmiş olduğumuz çalışma biçimlerimiz de böyle bir operasyonu klasik yöntemlerle kurmak ve işletmek gerçekten imkansıza yakındır yada çok maliyetlidir. Fakat size böyle bir sistemin var olduğunu hem de 137 yıldır tıkır tıkır hiç aksamadan işlediğini söylesem ne dersiniz?

Evet yazının başlığından da anlaşılacağı üzere bahsettiğim sistem Hindistanın Mumbai kentinde tam 130 yıldır 1 tek gün grev, yağmur, trafik sıkışıklığı vb sorun yaşanmadan 5000 kişi tarafından ortalama 60 ila 70 km arası kat ederek, kah yaya, kah bisikletle, kah tren ile 200 bin kişiye evlerinde yapılan yemekler 6 yada 7 kez el değiştirerek gerçekleştiren “DABBAWALA” sistemidir. Hemde 16 milyonda 1 hata ile (evet yanlış okumadınız 1/16.000.000). Bu sistem halen dünyanın en verimli lojistik sistemi olup, Harward Üniversitesinin makalelerine konu olmuştur.

Bu sistemin başlangıç hikayesi kısaca şöyledir; 19. Yüzyılın sonlarında ticaretin merkezi olan Mumbai’de İngiliz ve Hintli iş adamlarının işyerleri evlerinden oldukça uzaktır. Ulaşımın yavaşlığı, tek tük lokanta olması ev yemeklerine olan ihtiyaç ve rağbeti arttırmıştı. Bu amaçla işadamları işyerlerine öğle yemeklerini getirmeleri için uşak tutuyorlardı. Bunu iyi bir iş fırsatı olarak gören bir girişimci, köylerden topladığı işsiz gençleri kullanmaya başlayarak bu işi bir sektör haline getirmeyi başardı.

Bu işi yapanlara Dabbawala denmektedir. Anlamı da Dabba = sefer tası demek olup, Wala ise Adam manasına gelir. Dabbawala ise sefer tası taşıyan adam demektir. “Bir işi ne kadar karmaşık anlatırsan, işçi o kadar başarısız olur” prensibinden hareketle basit bir şekilde geliştirdikleri ve sefer taslarının üzerine yazdıkları kodlama sistemleri sayesinde yöntemleri çok basit. Hatalarının nelerele yol açabileceğini çok iyi biliyorlar.

İşlerinde sıfır kağıt, sıfır teknoloji kullanıyorlar. Aksine ileri derecede teknoloji ve yönetim sistemi kullanan ünlü lojistik firmaları (örneğin Fedex) Mumbaiye gelerek kendi işlerine adapte edebilmek için bu sistemi öğreniyorlar.

Kullandıkları bu sistem 2002 yılında 6 sigma derecelendirme ödülü almıştır. Boş kapların geri dönüşünü de gözönünde bulundurursak ortalama yıllık 120 milyon parça gönderim demek bu.

Çok yalın bir yönetim şemasına sahip olan bu sistemin en üstünde Başkan, Başkan yardımcısı, Genel Sekreter, Veznedar ve 9 adet Direktörden oluşmaktadır. Bu yapının altında ise “MUKADAM” adını verdikleri grup liderleri ve bunun altındaki Dabbawala’lardan oluşuyor. Gruptaki en yaşlı üye otomatik olarak “Mukadam” olup, grubun ve üyelerinin tüm faaliyetlerinin kontrolünden sorumludur. Fakat bu işi yaparken 1 tek rupi bile fazladan kazanmaz. Bu işi sadece tutku için yapar.

Luncbox (sefertası) isimli bir filme de konu olmuş olan bu sistem mükemmel bir şekilde kusursuz olarak yüz yıllardır işlemesinin en temelinde yatan husus nedir diye merak ediyorsanız, bu 5000 kişinin hiç biri çalışan değil hepsi bu organizasyonun sahibi. 5000 ortaklı olarak kurulmuş bu sistem (kooperatif) sayesinde herkes yaptığı işin karşılığını eksiksiz olarak almaktadır.

Kendi adıma “DABBAWALA”lar dan alınması gereken dersler olarak aldığım notlar sırasıyla;

 Kızılderiliden çok “Şef” in olduğu organizasyon yapılarını gözden geçirmek.

 Bugüne kadar bir tek kaçak yolcunun yakalandığını görmediğim ama sabahın 08.30’unda kapıya dayanarak “housekeeping” diye seslenerek misafir rahatsız edilerek hazırlanan “Kaçak Yolcu Raporu” gibi geçerliliğini yitirmiş gerekli/gereksiz tüm raporları gözden geçirmek ve gereksiz olanları iptal etmek.

 Herkesin katıldığı ve uzun uzun herkesi ilgilendirmey
en konuların konuşulduğu toplantılarınızın gerekliliğini yeniden değerlendirmek.

 Yeterli düzeyde yetişmiş elemanım yok diye şikayet etmemek.

 İşleri karmaşıklaştırmak yerine o işi yapanların da fikirleri alınarak en basite indirgemek.

 İşyerinizde bulunan ekip arkadaşlarınızı işe ortak kılmak.

Peki siz ne dersiniz?